Hvordan arrangerer man et succesfuldt event

Eventarrangører står overfor kolossale udfordringer: større konkurrence i forhold til mødedeltagere, detaljeret gennemgang af budgetter, og øgede forventninger til uforglemmelige oplevelser.


Men ny research fra Radisson Hotel Group viser, hvordan en gruppe eventarrangører trives i dette nye miljø — og i gennemsnit leverer +25% ROI ud af deres årlige eventprogram.

Dem, der ser et afkast på +25% har betydelig større tendens til at gøre følgende:

• At være fleksibel og tilpasningsdygtig før events
• At give deltagerne et personligt investeringsafkast under events
• At vedligeholde forbindelsen efter eventet

Rundspørgen indsamlede data fra 607 eventarrangører (virksomheder, bureauer og sammenslutninger) i 12 lande på tværs af Europa, Mellemøsten og Afrika. To tredjedele var fra organisationer med mellem 250 - 999 medarbejdere, og en tredjedel fra dem med mere end 1.000 medarbejdere.

Påvirker omsætningen

Aktuelle eventarrangører anser det at skille sig ud fra mængden, som deres største udfordring. De vurderer, at events i princippet bliver vurderet på nogle få centrale områder: kvaliteten af talerne; hvor sofistikeret stedets teknologi er (event-apps og interaktion med publikum); og hvor egnet lokaliteten i sig selv er.

De mest succesfulde eventarrangører vil i højere grad sige at dybde, kvalitet og variation af indholdet er en central prioritet for mødedeltagere (43% kontra 23% rapporterer mindre end 25% ROI).

De anerkender også, at events, der lærer deltagerne noget nyt om deres branche, bliver udsolgt. “Vi ved, at hvis du spørger deltagerne om at forpligte sig på at deltage i to eller tre dage, så forventer de at lære noget nyt om deres branche,” fortæller Judy Elvey, Director of Marketing hos Cvent.

Eventarrangører skal finde ud af, hvordan de leverer et personligt afkast (ROI) for deltagerne ved at bidrage med viden og udvidelse af professionelle og personlige netværk.

Det er yderst vigtigt at finde nye måder at bringe deltagere sammen på. Dem, der registrerer et højere afkast, vil i højere grad sige, at de foretrækker steder, der tilbyder rum til privat networking, og som indbygger muligheder for private møder i programmet for eventet (86% kontra 74%).

Mødedeltagere ønsker ikke bare at blive talt til, de vil også gerne indgå i og skabe en samtale. Mere end en fjerdedel af arrangørerne siger, at højere interaktivitet i realtid fortsat vil være et vigtigt element for mødedeltagere i fremtiden.

Over de næste 12 måneder påtænker tre fjerdele af arrangørerne at inkludere teknologi-drevne oplevelser i de events, de arrangerer, såsom augmented reality (udvidet virkelighed). Arrangørerne forudser, at mødedeltagerne også ønsker teknologier, såsom virtual reality, brugt på kreative måder.

Bæredygtige ideer

Når de møder op til et event, vil deltagerne ikke efterlade deres personlige værdier derhjemme. Eventarrangører søger partnere, der kan afspejle deres egne og deres kunders resultater inden for bæredygtighed, diversitet og inklusion, både i løbet af eventet og gennem hele indkøbsprocessen.

8 ud af 10 arrangører siger at de følgende faktorer var vigtige/meget vigtige, når de valgte et venue:

• engagerende og fremmende diversitet
• bæredygtig praksis og materialer
• demonstration af en inklusionspolitik.

ROI-ledere er med større sandsynlighed enige i, at der er større forventninger til, at events afspejler en forståelse for emner relateret til bæredygtighed, diversitet og inklusion (32% kontra 16%).

Tid for tilpasningsdygtig planlægning

Researchen viste også, at eventarrangementscyklussen bliver kortere, og at førende arrangører forbereder sig på en automatiseret fremtid. Dem, med større ROI er med større sandsynlighed enige i, at eventplanlægningsprocessen vil blive mere automatiseret over de næste tre til fem år (36% kontra 20%). De vil, som konsekvens af dette, med større sandsynlighed tilpasse sig fleksible teknikker og tilgange i stedet for en traditionel tilgang til planlægning af events (23% kontra 16%).

Et event er for livet

Arrangører skal i denne sammenhæng arbejde hårdere på at sikre eventbudgetter. Næsten en tredjedel af respondenterne siger, at ledelsens øgede forventninger til et afkast (ROI) er et af de største pres, de står over for i deres rolle i dag. Og 7 ud af 10 siger også, at analyser og detaljeret rapportering nu er et afgørende element af deres job.

ROI-ledere vil med større sandsynlighed håndtere nøgletal for events, såsom antallet af personlige møder i relation til eventet (46% kontra 30%), og antallet af nye kontrakter (55% kontra 42%).

Researchen afslørede hvilke KPI’er, der er vigtigst i forhold til at opnå køb af events:

• Succesfulde eksempler på tidligere events
• Evne til at påvise forretningsmuligheder
• Påvise positiv indvirkning på brandet

Øget salg/profit og nye forretningsmuligheder er to af de vigtigste faktorer i forhold til et succesfuldt event — og den bedste måde at sikre et større budget på.

Disse faktorer er grunden til, at arrangører er fast besluttede på at fortsætte dialogen med deres mødedeltagere. Ifølge researchen vil dem med et højere ROI med større sandsynlighed involvere sig i kommunikation efter eventet.

Lær af ROI-lederne

De mest succesfulde eventarrangører lytter bedre end nogensinde før, til hvad mødedeltagerne ønsker. Der er et stort behov for nye ideer, som skal afløse gamle slidte formater. Der er et ønske om at være mere involveret, både med selve eventet, valg af og interaktion på et personligt niveau med de bedste foredragsholdere - og med hinanden. De har i den forbindelse brug for det rigtige miljø, et format som giver mulighed for at udviklende forretningsteams kan sætte sig i forbindelse med beslutningstagere, og få adgang til teknologi, der anvender nye trends og koncepter.

Det er korrekt, at der aldrig før har været stillet så store krav til eventarrangører, som der bliver i dag. Men for dem, som gør det rigtigt, er der masser af lys forude.

Du kan hente rapporten her, for at undersøge resultaterne af rundspørgen.

Lokal ekspertise, globalt udsyn

Tag kontakt for at få mere viden og adgang til research, og find ud af hvordan vi kan hjælpe.

Kontakt os