Event-udsigter:
Opskriften på en succesfuld planlægning af events

Judy Elvey, direktør for marketing hos Cvent, fortæller os, hvordan de bedste events forener professionel indsigt, personlighed og overraskelsesmoment


Hvilke kræfter former event-branchen?

Indholdet er i hovedsædet, og det har ændret den måde, events afholdes på. Vi forstår, at hvis vi beder deltagerne om at forpligte sig og komme på besøg i to eller tre dage, så forventer de at lære noget nyt om deres branche, og ikke bare om udstillernes produkter og tjenesteydelser. Vi kan have udsolgte events med indsigtsfuldt og originalt ledelsesindhold, men hvis indholdet ikke er stærkt, så har vi svært ved at tiltrække deltagere.

Oplevelsesøkonomien har også stor indflydelse i B2B-verdenen. Folk forventer, at et event spejler de oplevelser, de har som forbrugere. Jeg har en app, der fortæller mig, hvornår min næste bus eller tog kommer. Så når jeg er til et event, forventer jeg at have en app, der fortæller mig, hvornår min næste session er.

Med begge trends i mente skal vi sikre os, at det, vi tilbyder, er lærende og informativt såvel som spændende og en sjov oplevelse, som deltagerne gerne vil dele på sociale medier eller med deres kolleger.

Hvilken type oplevelse skaber mest genklang hos publikum?

Alt, hvor folk kan få hands-on-oplevelser og interaktion med andre deltagere, er meget populært. For eksempel kan vi godt lige at blande live-afstemninger med spørgsmål gennem en app for at holde forskellige mennesker engagerede under en session. Nogle mennesker kan ikke lide at stille sig op i en mængde og stille et spørgsmål, mens andre ikke har et problem med det. Én anden måde at holde dem engagerede på er ved at invitere folk til at spille et spil og konkurrere lidt på venskabeligt plan. Det er især godt ved netværksevents, da det opmuntrer til interaktion ansigt til ansigt.

Vi laver noget, der hedder “Planlægningspersonlighed”, som er en quiz, folk tager for at finde ud af, hvilken type eventarrangør, de er. Når de har taget den, tilbyder vi dem en mocktail eller en cocktail. Denne oplevelse er sjov og indlevende, men det giver også mit team en mulighed for at åbne en samtale med deltagerne.

Jeg var fornylig med til MPI’ernes EMEC i Haag, og det var et ganske lille event, omkring 350 personer, men indholdet var fantastisk. De skabte forskellige læringsrejser, som tog folk offsite, hvilket var ret usædvanligt. De brugte scenen på forskellige måder for hovedtalerne. Det er, når det uventede sker, at deltagerne virkelig vil huske et event.

Hvad kan give et venue en fordel frem for andre?

Det er mere sandsynligt, at du vil reservere et venue, hvor du har opbygget en virkelig god relation med dem over tid, hvor de er blevet dine partnere, endda venner. Venues ved også, at det er meget lettere for en eventarrangør, når teknologien er klar, frem for at de skal indhente ekstra AV og forhandle ekstraomkostninger.

Hvordan kan teknologi fremme folks oplevelse under events?

Interaktiv teknologi kan være enormt engagerende. Men nogle gange bruger folk det til at undgå at tale med hinanden. Vi lavede for nylig en undersøgelse blandt 1.000 personer i Storbritannien, USA og Tyskland, og opdagede, at millennials finder det sværere at netværke end andre aldersgrupper. Jeg tror, at det skyldes, at de er vant til at skabe forbindelse til andre gennem en app eller sociale medier fremfor at tale ansigt til ansigt.

Samtidig har ældre generationer en tendens til at være mere villige til at prøve nye teknologier til events. En af vores kunder rapporterede en rate på 97 % downloads og netværksengagement gennem vores app til et event, hvor publikum bestod af folk i meget fremtrædende stillinger såsom administrerende direktører og CEOs.

Vi forsøger at have så mange afstemninger og interaktioner på sociale medier som muligt, da det handler om at holde dit publikum underholdt; ingen ønsker at blive talt til i timevis.

Hvilke metoder er bedst til at måle ROI?

Alle har brug for ROI fra et event, men du har brug for at have teknologien og teamet på plads for at sikre, at du leverer. eventet på samme måde år efter år; du skal tage en strategisk tilgang til dine mål, og hvordan de passer ind i dit årlige eventprogram.

Det er afgørende at få deltagerdata. Vi sammenligner for eksempel antallet af personer, der tilmelder sig med dem, der faktisk møder op. Hvis forbrugsfaktoren er lav, er det en god indikator for, at eventet var en succes. Derpå vil vi også kigge på den procentdel af deltagere, der aktivt har engageret sig i eventet – uanset om de har downloadet appen eller talt med folk. For eksempel vil alle vores repræsentanter ved Cvent CONNECT Europe have scannere, så vi kan følge deltagere gennem eventet og se, hvilke sessioner, de har deltaget i, og hvilke specifikke produkter de har set.

Vi udfører også en undersøgelse efter eventet, får feedback på, om eventen har levet op til folks forventninger. Vi har også måder at følge hvilke forretninger, der er skabt ved at folk har set os ved events.

Hvilke faktorer kan begrænse et events succes?

Båndbredde og budget. Du starter med ambitioner om at segmentere publikum og målrette specifikt indhold. Og som du kommer tættere og tættere på eventet og skal tage hånd om detaljerne, bliver det til nice-to-have. Men hvis du havde dobbelt så mange personer i teamet, kunne du få det til at ske.

Arrangører kan også blive besat af antallet af personer, de ønsker til et event. Men hvis det ikke er de personer, som træffer forretningsbeslutninger eller netværker effektivt, er de så de rette at have der?

Lokal ekspertise, globalt udsyn

Tag kontakt for at få mere viden og adgang til research, og find ud af hvordan vi kan hjælpe.

Kontakt os
Event-udsigter: