Anleitung zur Planung einer erfolgreichen Veranstaltung

Veranstaltungsplaner sehen sich vielschichtigen Herausforderungen gegenüber: größerer Wettbewerb um Teilnehmer, intensive Budgetprüfungen und gesteigerte Erwartungen im Hinblick auf unvergessliche Erlebnisse.


Neue Forschungsergebnisse der Radisson Hotel Group zeigen jedoch, wie eine Gruppe von Veranstaltungsplanern in dieser neuen Umgebung erfolgreich ist und einen durchschnittlichen ROI von über 25% bei ihrem jährlichen Veranstaltungsprogramm erzielt.

Planer mit einem ROI von mehr als 25% achten insbesondere auf Folgendes:

• Flexibilität und Beweglichkeit vor Veranstaltungen
• Persönlicher ROI für Teilnehmer während Veranstaltungen
• Pflege der Beziehung nach der Veranstaltung.

Bei der Umfrage wurden die Ansichten von 607 Veranstaltungsplanern (aus Unternehmen, Agenturen und Vereinigungen) in 12 Ländern in Europa, Nahost und Afrika gesammelt. Zwei Drittel kamen aus Organisationen mit 250 bis 999 Mitarbeitern, und ein Drittel aus Organisationen mit über 1.000 Mitarbeitern.

Einflussnehmer auf Erträge

Heutige Veranstaltungsplaner sehen ihre größte Herausforderung darin, aus der Menge hervorzustechen. Allgemein wird angenommen, dass es einige wichtige Bereiche gibt, nach denen Veranstaltungen in der Regel beurteilt werden: die Qualität der Redner, die Ausgereiftheit der Technologie (Veranstaltungs-Apps und Zuhörer-Interaktion) und die Eignung des Veranstaltungsortes selbst.

Die leistungsstärksten Veranstaltungsplaner sagen eher, dass Ausführlichkeit, Qualität und Vielseitigkeit des Inhalts zu den wichtigsten Prioritäten für Teilnehmer gehören (43% im Vergleich zu 23% bei denen, die einen ROI von weniger als 25% angeben).

Sie erkennen darüber hinaus an, dass Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmer etwas Neues lernen, gut ankommen. „Uns ist klar, dass, wenn wir Teilnehmer um ihr Engagement und zwei bis drei Tage ihrer Zeit bitten, diese erwarten, etwas Neues über ihre Branche zu erfahren,“ sagt Judy Elvey, Director of Marketing bei Cvent.

Veranstaltungsplaner müssen den persönlichen ROI der Teilnehmer im Auge behalten: er führt zu Wissenszuwachs und Wachstum ihres beruflichen und persönlichen Netzwerks.

Neue Wege finden, um Teilnehmer zusammenzubringen, ist von größter Bedeutung. Planer mit größerem ROI bevorzugen eher Veranstaltungsorte, die Bereiche für privates Netzwerken anbieten und Chancen liefern, private Treffen in Veranstaltungsabläufe einzubeziehen (86% im Vergleich zu 74%).

Teilnehmer möchten nicht nur berieselt werden. Sie möchten das Gefühl haben, an dem Gespräch teilzunehmen. Über ein Viertel der Planer sagte aus, dass mehr Echtzeit-Interaktivität in der Zukunft weiterhin eine wichtige Priorität für Teilnehmer sein wird.

Im Verlauf der kommenden 12 Monate planen drei Viertel der Planer die Einbeziehung von Technologieerlebnissen (z. B. erweiterte Realität) in die von ihnen organisierten Veranstaltungen. Planer sagen voraus, dass Teilnehmer darüber hinaus den kreativen Einsatz von Technologien wie virtueller Realität begrüßen.

Auf Seiten der Nachhaltigkeit

Teilnehmer möchten ihre persönlichen Werte nicht zu Hause lassen, wenn sie an einer Veranstaltung teilnehmen. Veranstaltungsplaner möchten, dass ihre Partner den eigenen Erwartungen und denen ihrer Kunden im Hinblick auf Nachhaltigkeit, Diversität und Inklusion entsprechen. Sowohl während der Veranstaltung als auch während des gesamten Beschaffungsprozesses.

Acht von zehn Planern bezeichneten die folgenden Faktoren als wichtig / sehr wichtig bei der Auswahl eines Veranstaltungsorts:

• Ermutigung und Förderung von Diversität
• Nachhaltige Vorgehensweisen und Materialien
• Anwendung von Inklusionsrichtlinien

Planer mit hohem ROI stimmen eher zu, dass die Erwartungen an Veranstaltungen mit einem Verständnis für die mit Nachhaltigkeit, Diversität und Inklusion verbundenen Probleme größer sind (32% im Vergleich zu 16%).

Die Ära der flexiblen Planung

Aus der Studie geht auch hervor, dass der Veranstaltungsplanungszyklus kürzer wird, und dass führende Planer sich auf eine automatisierte Zukunft vorbereiten. Planer mit größerem ROI stimmen eher zu, dass der Veranstaltungsplanungsprozess im Verlauf der nächsten drei bis fünf Jahre erheblich automatisierter gestaltet werden wird (36% im Vergleich zu 20%). Daher sind sie auch eher bereit, für die Planung von Veranstaltungen flexible Techniken und Ansätze anzuwenden statt traditioneller Ansätze (23% im Vergleich zu 16%).

Eine Veranstaltung hat langfristige Auswirkungen

Vor diesem Hintergrund müssen Planer sich noch mehr anstrengen, um Veranstaltungsbudgets zu sichern. Beinahe ein Drittel der Befragten gibt an, dass größere Erwartungen an den ROI aus dem Führungsstab zu den größten Stressfaktoren gehören, denen sie sich heute gegenübersehen. Und sieben von zehn sagen aus, dass Analysen und detaillierte Berichterstattung inzwischen zu einem wesentlichen Aspekt ihrer Arbeit geworden sind.

Planer mit hohem ROI bekommen wichtige Veranstaltungsmetriken eher in den Griff, zum Beispiel die Anzahl direkter Treffen in Verbindung mit der Veranstaltung (46% im Vergleich zu 30%) und die Anzahl neuer Kontakte (55% im Vergleich zu 42%).

Aus der Studie geht hervor, welche KPIs am wichtigsten für den Erhalt der Zustimmung für Veranstaltungen sind:

• Erfolgreiche Fallstudien vorheriger Veranstaltungen
• Die Fähigkeit, Geschäftsmöglichkeiten aufzuzeigen
• Die Demonstration positiver Auswirkungen auf die Marke

Gesteigerter Umsatz/Profitabilität und neue Geschäftskontakte gehören zu den zwei wichtigsten Bestimmungsgrößen für den Erfolg einer Veranstaltung – und sind die beste Möglichkeit, ein größeres Budget zu sichern.

Diese Faktoren sind der Grund dafür, warum Planer entschlossen sind, mit den Teilnehmern im Gespräch zu bleiben. Laut der Studie bemühen sich Planer mit einem größeren ROI eher um die Kommunikation im Anschluss an die Veranstaltung.

Von ROI-Führungskräften lernen

Die erfolgreichsten Veranstaltungsplaner achten mehr auf das, was die Teilnehmer möchten. Es gibt eine große Nachfrage nach neuen, frischen Ideen, mit denen aufgewärmte, traditionelle Formate ersetzt werden. Es gibt den Wunsch, stärker involviert zu werden, sowohl bei den Veranstaltungen selbst als auch bei der Auswahl und Interaktion auf persönlicher Ebene mit den besten Rednern und untereinander. Hierfür brauchen sie die richtige Umgebung – ein Format, das Unternehmensentwicklungsteams erlaubt, sich mit Entscheidungsträgern in Verbindung zu setzen, und Zugriff auf Technologie, die neue Trends und Konzepte zum Leben erweckt.

Es stimmt, dass Veranstaltungsplaner heute mehr Forderungen erfüllen müssen als je zuvor. Aber für diejenigen, die es richtig machen, sieht die Zukunft rosig aus.

Die Ergebnisse der Umfrage finden Sie zum Download hier.

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