Hvordan du planlegger et vellykket arrangement

Planleggere støter på vanskelige utfordringer: større konkurranse om deltakere, intens granskning av budsjettet og større forventninger om minneverdige opplevelser.


Likevel avdekker ny forskning fra Radisson Hotel Group hvordan en gruppe planleggere blomstrer i dette nye miljøet – og leverer en gjennomsnittlig ROI på over 25 % fra sitt årlige arrangementsprogram.

De som rapporterer ROI på over 25 %, er vesentlig mer tilbøyelige til å:

• Være fleksible og smidige før arrangementer
• Gi deltakere personlig avkastning for investeringer under arrangementer
• Følge opp forholdet etter arrangementet.

Undersøkelsen samlet inn synspunkter fra 607 planleggere (fra bedrifter, reisebyråer og foreninger) i tolv land i Europa, Midtøsten og Afrika. To tredjedeler var fra organisasjoner med 250–999 ansatte og en tredjedel fra de med mer enn 1000 ansatte.

Avgjørende faktorer

Den største utfordringen for dagens planleggere er å skille seg ut fra mengden. De mener at det er et par hovedområder som arrangementer bedømmes ut fra: Kvaliteten på foredragsholderne, hvor sofistikert teknologien på stedet er (apper for arrangementet og samhandlinger med publikum) samt hvor egnet selve lokalet er.

Planleggerne med høyest ytelse er mer tilbøyelige til å si at dybde, kvalitet og et variert innhold er en viktig prioritet for deltakere (43 % mot 23 % som rapporterer mindre enn 25 % ROI).

De forstår også at arrangementer som lærer deltakerne noe nytt om bransjen sin, blir utsolgt. «Vi forstår at hvis vi ber deltakere om å forplikte seg og komme på besøk i to eller tre dager, forventer de å lære noe nytt om bransjen sin», sier Judy Elvey, markedsføringsleder på Cvent.

Planleggere må finne ut hvordan de leverer når det gjelder deltakernes personlige ROI – som gir dem mer kunnskap og styrker deres profesjonelle og personlige nettverk.

Det er svært viktig å finne nye måter å bringe deltakere sammen på. De som rapporterer om større ROI, er betydelig mer tilbøyelige til å si at de foretrekker lokaler som tilbyr områder for privat nettverksbygging og integrerer muligheter for private møter til agendaer for arrangementet (86 % mot 74 %).

Deltakere vil ikke bare ha et foredrag, de vil føle at de er med på å forme samtalen. Mer enn tre fjerdedeler av planleggere sier at mer samhandling i sanntid vil fortsette å være en viktig prioritet for deltakere i fremtiden.

I løpet av de neste tolv månedene har tre fjerdedeler av planleggere et mål om å inkludere teknologidrevne opplevelser, som utvidet virkelighet, i arrangementene de organiserer. Planleggere spår at deltakere også vil ha lyst til å se teknologier som virtuell virkelighet brukt på kreative måter.

På lag med bærekraft

Når deltakere blir med på et arrangement, ønsker de ikke å legge igjen verdiene sine hjemme. Planleggere ønsker at partnere gjenspeiler deres egen og klientenes bærekraft og skussmål for inkludering og mangfold, både under arrangementet og gjennom anskaffelsesprosessen.

Åtte av ti planleggere sa at følgende faktorer var viktige / svært viktige når de velger et lokale:

• oppmuntrende og fremmende for mangfold
• bærekraftige praksiser og materialer
• demonstrerer retningslinjer for inkludering

ROI-ledere er mer tilbøyelige til å være svært enig i at det er større forventninger om at arrangementer skal gjenspeile en forståelse av problemer relatert til bærekraft, mangfold og inkludering (32 % mot 16 %).

Æraen for smidig planlegging

Undersøkelsen viser også at planleggingssyklusen kortes ned, og ledende planleggere forbereder seg på en automatisert fremtid. De med større ROI er betydelig mer tilbøyelige til å være svært enige i at planleggingsprosessen vil bli mye mer automatisert de neste tre til fem årene (36 % mot 20 %). På grunn av dette er de også mer tilbøyelige til å ta i bruk smidige teknikker og tilnærmingsmåter i stedet for den tradisjonelle tilnærmingen til arrangementsplanlegging (23 % mot 16 %).

Et arrangement varer livet ut

Med dette som bakteppe, må planleggere jobbe hardere for å sikre arrangementsbudsjetter. Nesten en tredjedel av de som ble spurt sa at større ROI-forventninger fra seniorledelsen var en av de drivende utfordringene i rollen de har i dag. Og sju av ti sier at analyser og detaljert rapportering nå er en viktig del av jobben deres.

ROI-ledere er mer tilbøyelige til å forstå seg på viktige beregninger for arrangementer, som antall én-til-én-møter relatert til arrangementet (46 % mot 30 %) og antall nye kontakter (55 % mot 42 %).

Undersøkelsen avdekket hvilke KPI-er som var viktigst når det gjaldt innkjøp for arrangementer:

• Vellykkede saksundersøkelser av tidligere arrangementer
• Evne til å demonstrere forretningsmuligheter
• Demonstrere en positiv innvirkning på merket

Økt salg/fortjeneste og nye potensielle kunder er de to mest avgjørende faktorene for hvorvidt et arrangement blir en suksess – og den beste måten å sikre et større budsjett på.

Det er disse faktorene som er grunnen til at planleggere er opptatt av å holde fast på samtalen med deltakere. Ifølge undersøkelsen er de med større ROI mye mer tilbøyelig til å delta i en rekke kommunikasjonsaktiviteter etter arrangementet.

Læring fra ROI-ledere

Planleggerne med høyest ytelse lytter mer enn noen gang før til hva deltakerne vil ha. Det er et sterkt behov for nye ideer som kan erstatte de gjenbrukte, tradisjonelle formatene. Det er et ønske om å være mer involvert, både i selve arrangementene ved å være med på avgjørelser og delta på et personlig nivå med de beste talerne, og med hverandre. For dette må man ha det rette miljøet, et format som lar team innen forretningsutvikling samarbeide med beslutningstakere, og tilgang til teknologi som gir liv til nye trender og konsepter.

Det er sant at det aldri har vært så mange krav til planleggere som det er i dag. Men for dem som får det til, vil det være mye lys i enden av tunnelen.

For å finne ut mer om resultatene av undersøkelsen, kan du laste ned rapporten her.

Lokal ekspertise, global tankegang

For mer innsikt og forskning eller for å finne ut hvordan vi kan hjelpe, er det bare å ta kontakt.

Kontakt oss