Bedre arrangementer:
Suksessoppskriften for eventplanlegging

Judy Elvey, markedsdirektør for Cvent, forteller oss hvordan de beste arrangementene kombinerer profesjonell innsikt med personlighet og evnen til å overraske


Hvilke krefter er det som former eventbransjen?

Innhold er alfa og omega, og har endret måten arrangementer gjennomføres. Vi forstår at hvis vi ber deltakere om å forplikte seg til å komme på besøk i to eller tre dager, forventer de å lære noe nytt om bransjen sin, ikke bare om produktene og tjenestene til utstillerne. Arrangementer med innsiktsfullt og originalt innhold blir fort utsolgt, men hvis innholdet ikke er sterkt, sliter vi med å få deltakere.

Eventbransjen har også hatt en stor innvirkning i B2B-verden. Folk forventer at et arrangement gjenspeiler opplevelsen de har som forbrukere. Jeg har en app som forteller meg når neste buss eller tog kommer. Når jeg er på et arrangement, forventer jeg å ha en app som forteller meg når mitt neste møte er.

Vi må ta høyde for begge trendene, og sørge for at det vi tilbyr er lærerikt og informativt, men også en morsom og spennende opplevelse som deltakerne vil ønske å dele via sosiale medier eller med kollegene sine.

Hva slags opplevelser slår best an hos de fleste publikummere?

Alt som bidrar til en interaktiv opplevelse og samhandling med andre deltakere er veldig populært. For eksempel, så liker vi å blande inn spørreundersøkelser via en app. for å holde på oppmerksomheten til deltakerne under møte. Noen personer vil helst ikke reise seg opp i mengden for å stille et spørsmål, mens andre har ikke noen problemer med å gjøre det. En annen måte å holde deltakerne underholdt på er å invitere til et spill og litt uformell konkurranse. Dette er spesielt nyttig på arrangementer for nettverksbygging, da det oppfordrer til samtaler ansikt til ansikt.

Vi gjør noe som vi kaller «planlegger-personlighet», dette er en quiz folk tar for å finne ut hvilken type planlegger de er. Når de har fullført den, tilbyr vi dem en mocktail eller cocktail. Denne opplevelsen er både morsom og engasjerende, men gir også teamet mitt sjansen til å komme i samtale med deltakerne.

Jeg dro nylig til MPIs EMEC i Haag. Det var et ganske lite arrangement med rundt 350 personer, men innholdet var fantastisk. De opprettet ulike lærereiser som tok folk vekk fra selve området, som var ganske spesielt. De brukte scenen på ulike måter for hovedtalerne. Det er når det uventede skjer at deltakerne virkelig husker arrangementet.

Hva kan gi et møtelokalet et fortrinn i forhold til et annet?

Det er mer sannsynlig at du bestiller et møtelokale der du har skapt gode relasjoner over tid, når de har blitt en av dine partnerne eller til og med venner. Vi forstår også at det er mye enklere for en planlegger når teknologien er på plass, heller enn å måtte ta inn ekstra audiovisuelt utstyr og forhandle pristillegg.

Hvordan kan teknologi forbedre folks opplevelser på arrangementer?

Interaktiv teknologi kan være svært engasjerende. Men iblant bruker folk den for å unngå å snakke med hverandre. Vi utførte nylig en undersøkelse av 1000 mennesker fra Storbritannia, USA og Tyskland, og vi fant ut at millenniumsgenerasjonen syntes at nettverksbygging var mye vanskeligere enn andre aldersgrupper gjorde. Jeg tror det er fordi de er vant med å bygge nettverk via ulike apper eller sosiale medier heller enn å snakke med andre ansikt til ansikt.

Samtidig har eldre generasjoner en tendens til å være mer villige til å prøve ny teknologi på arrangementer. En av klientene rapporterte en rate på 97 % for nedlasting og nettverksbygging via appen vår på et arrangement der deltakerne besto av eldre personer med sjef og direktører stillinger.

Vi prøver å ha så mange avstemninger og interaksjoner på sosiale medier som mulig, siden det handler om å holde publikumet underholdt; ingen liker å bare være tilhører i timesvis.

Hvilke måter er best for å måle ROI?

Alle trenger ROI fra et arrangement, men du må ha teknologien og teamet på plass for å sørge for at du leverer. Det handler ikke bare om å kjøre arrangementet på samme måte år etter år, du må ta en strategisk titt på målene dine og hvordan de passer inn i ditt årlige arrangementsprogram.

Data fra publikum er alfa og omega. For eksempel sammenligner vi antallet personer som har registrert seg med antallet som faktisk dukket opp. Hvis det ikke er stor forskjell mellom disse, er dette et godt tegn på at arrangementet var vellykket. Deretter ser vi også på prosentandelen av deltakere som deltok aktivt i arrangementet – enten de har lastet ned appen eller snakket med folk. På Cvent CONNECT Europe for eksempel, hadde alle representantene våre skannere, slik at vi kunne spore deltakere under hele arrangementet og finne ut hvilke økter de var med på og hvilke spesifikke produkter de hadde sett.

Vi utfører også en undersøkelse etter arrangementet for å få tilbakemeldinger på hvorvidt arrangementet oppfylte folks forventninger. Vi har også måter vi kan spore hva slags virksomhet vi har fått som et resultat av at folk har sett oss på arrangementer.

Hvilke faktorer kan hindre at et arrangement blir vellykket?

Båndbredde og budsjett. Du starter med en ambisjon om å dele inn publikumet og målrette visse typer innhold. Etter hvert som arrangementet nærmer seg og du må håndtere ulike små problemer, kan dette bli en fjern drøm. Men hvis du hadde dobbelt så mange på teamet ditt, kunne du ha fått det til.

Planleggere kan også henge seg opp i hvor mange folk de vil ha på et arrangement. Men hvis dette ikke er folk som tar forretningsavgjørelser eller er effektive når det gjelder nettverksbygging, er det de rette folkene å ha der?

Lokal ekspertise, global tankegang

For mer innsikt og forskning eller for å finne ut hvordan vi kan hjelpe, er det bare å ta kontakt.

Kontakt oss