Планирование успешного мероприятия

Организаторы мероприятий сталкиваются с серьезными проблемами: усиление конкуренции за участников, тщательное планирование бюджета и завышенные ожидания незабываемого опыта мероприятия.


Тем не менее, новое исследование Radisson Hotel Group показывает, как группа организаторов мероприятий преуспевает в этом сегменте и обеспечивает ROI 25%+ при проведении мероприятий.

Тех, кто добивается ROI 25%+, чаще всего отличает следующее:

• Гибкость и скорость реакции до проведения мероприятий
• Помощь в достижении высоких ROI во время проведения мероприятий
• Поддержка партнера после проведения мероприятия.

В опросе приняли участие 607 организаторов мероприятий (корпорации, агентства и ассоциации) в 12 странах Европы, Ближнего Востока и Африки. Две трети были из организаций с численностью сотрудников от 250 до 999 человек, а треть — из организаций с численностью персонала более 1000 человек.

Факторы, влияющие на высокий ROI

Современные организаторы мероприятий видят свою самую большую проблему в том, как выделиться на фоне других организаторов. Они считают, что есть несколько ключевых областей, по которым в основном оцениваются мероприятия: качество докладчиков; использование современных технологий (мобильные приложения для мероприятия и взаимодействие с аудиторией); удобство места проведения мероприятия.

Наиболее эффективные организаторы мероприятий с большей вероятностью скажут, что глубина, качество и разнообразие материалов является ключевым приоритетом для участников (43% против 23% сообщили о ROI ниже 25%).

Они также признают, что мероприятия, на которых участники узнают что-то новое в своих профессиональных отраслях, являются более продаваемыми. «Мы понимаем, что, если мы просим участников взять на себя обязательство и посещать мероприятие в течение двух или трех дней, они ожидают узнать что-то новое о своей профессиональной отрасли», — говорит Джуди Элви, директор по маркетингу в Cvent.

Организаторы мероприятий должны решить, как обеспечить высокий ROI участников, увеличивая их знания и расширяя профессиональные и личные связи.

Поиск новых способов объединения участников имеет первостепенное значение. Те, кто имеют более высокий ROI, с большей вероятностью скажут, что они предпочитают площадки для мероприятий, где есть пространство для установления личных контактов и возможности включения частных встреч в программу мероприятий (86% против 74%).

Участники не просто хотят, чтобы с ними разговаривали; они хотят чувствовать свой вклад в формирование разговора. Более четверти организаторов мероприятий говорят о приоритете повышения интерактивности в режиме реального времени для участников в будущем.

В течение следующих 12 месяцев три четверти организаторов мероприятий намерены включить в свои мероприятия интерактивные технологии, такие как дополненная реальность. Организаторы мероприятий прогнозируют, что участники также захотят увидеть креативное применение технологий, например виртуальной реальности.

Приверженцы устойчивого развития

Организаторы мероприятий рассчитывают, что их партнеры и клиенты проявят заботу об окружающей среде, а также учтут принцип многообразия, как во время мероприятия, так и на протяжении всего подготовительного процесса.

Восемь из 10 организаторов мероприятий отметили следующие важные/очень важные факторы при выборе места проведения мероприятия:

• поощрение принципа многообразия
• экологичные материалы и методы
• демонстрация политики инклюзивности.

Лидеры с высоким уровнем ROI с большей вероятностью согласятся с наличием большого спроса на мероприятия, организованные с учетом понимания проблем устойчивого развития, многообразия и инклюзивности (32% против 16%).

Эпоха гибкого планирования

Согласно проведенным исследованиям, цикл планирования мероприятий сокращается, и ведущие специалисты по организации мероприятий готовятся к автоматизации в ближайшем будущем. Организаторы с более высоким ROI с большей вероятностью решительно согласятся с тем, что процесс планирования мероприятий станет более автоматизированным в течение следующих трех-пяти лет (36% против 20%). Как следствие, они также более склонны применять гибкие методы и подходы, нежели традиционный подход к планированию мероприятий (23% против 16%).

Запоминающиеся мероприятия

На этом фоне организаторам приходится работать усерднее, чтобы обеспечить бюджеты мероприятий. Почти треть респондентов говорят, что повышенные ожидания возврата инвестиций со стороны высшего руководства являются одним из движущих факторов, с которыми они сталкиваются сегодня. И семь из десяти говорят, что на данный момент аналитика и подробные отчеты являются важнейшим аспектом их работы.

Лидеры по возврату инвестиций с большей вероятностью обращают внимание на ключевые показатели мероприятий, такие как количество личных встреч, проведенных на мероприятии (46% против 30%) и количество новых контактов (55% против 42%).

Исследование показало, какие ключевые показатели эффективности были наиболее важными для личной заинтересованности в мероприятиях:

• Кейсы по проведению успешных мероприятий
• Умение продемонстрировать деловые возможности
• Демонстрация положительного влияния на бренд

Увеличение продаж/прибыльности и числа новых потенциальных клиентов являются двумя наиболее важными факторами успеха мероприятия и лучшими способами обеспечить больший бюджет.

В силу этих факторов организаторы полны решимости продолжать живой диалог с участниками. Согласно исследованию, организаторы с более высокой окупаемостью инвестиций значительно чаще поддерживают коммуникацию после мероприятия.

Опыт лидеров по окупаемости инвестиций

Наиболее эффективные организаторы мероприятий очень внимательно прислушиваются к пожеланиям участников. Существует большой спрос на свежие идеи для замены старых традиционных форматов. Есть желание принимать более активное участие как в самих мероприятиях, так и в выборе и взаимодействии на личном уровне с лучшими докладчиками и друг с другом. Для этого им нужна подходящая среда; формат, который позволяет командам по развитию бизнеса связываться с лицами, принимающими решения; и доступ к технологиям, которые воплощают в жизнь новые тенденции и концепции.

Никогда не было так много требований к организаторам мероприятий, как сегодня. Это правда. Но тех, кто понимает это правильно, ждет светлое будущее в этой области.

Чтобы ознакомиться с результатами опроса скачайте отчет здесь.

Региональная экспертиза, глобальное мышление

Обращайтесь за информацией и запросами к нашим специалистам.

Свяжитесь с нами