Горизонт событий: формула успеха
рецепт планирования успешных мероприятий

Джуди Элвей, директор по маркетингу компании Cvent, рассказала нам о том, каким образом успешные мероприятия сочетают в себе профессиональный подход, индивидуальность, а также элемент неожиданности


Какие факторы играют ключевую роль в сфере организации мероприятий?

Контент является первоочередным фактором, который в корне изменил то, как проводятся мероприятия. Мы прекрасно понимаем, что участники, которые нашли время посетить два или три дня мероприятия, ожидают почерпнуть что-то новое в своей сфере деятельности, а не просто посмотреть товары и услуги экспонентов. Мероприятия с информативным и оригинальным контентом, полным свежих идей, пользуются большим успехом, в то время как недостаточно сильный контент не привлечет достаточное количество участников.

Экономика впечатлений также играет огромную роль в мире B2B. Участники ожидают получить те же впечатления, что получают как потребители. Скажем, у меня есть приложение, оповещающее о том, когда прибудет мой следующий автобус или поезд. И на мероприятии я буду ожидать, что у меня будет приложение, которое сообщит о начале следующей сессии.

Учитывая оба фактора, мы должны предложить познавательный и информативный контент, а также необычные и увлекательные впечатления, которыми участники захотят поделиться в социальных сетях и с коллегами.

Какого рода впечатления и удобства находят наибольший отклик у публики?

Все, что связано с практической деятельностью и взаимодействием с другими участниками, пользуется большой популярностью. Например, нам нравится сочетать опросы в режиме реального времени с вопросами, которые можно задать через приложение. Все это вовлекает аудиторию в активное участие в сессии. Некоторые не любят вставать и задавать вопросы в полном зале, тогда как другие не прочь сделать это. Другой способ поддержать интерес публики — предложить им принять участие в игре или дружеском соревновании. Это особенно эффективно работает на мероприятиях по налаживанию контактов, поскольку способствует непосредственному общению участников.

Мы проводим игру «The Planner Personality» («Какой ты организатор мероприятий?»), которая представляет собой викторину, определяющую, как участник справился бы с ролью организатора мероприятия. По завершении викторины мы угощаем игроков коктейлями. Это не только интересная и увлекательная игра, она также позволяет моим коллегам начать диалог с участниками.

Недавно я посетила конференцию EMEC, организованную компанией MPI в Гааге, — небольшое мероприятие, около 350 участников, но с потрясающим контентом. Они создали уникальные “образовательные путешествия” когда участники отправлялись за пределы конференц-зала. Это было очень необычно. Они по-разному использовали сцену для выделения основных тезисов. Когда случается что-то неожиданное — именно этот момент мероприятия участники по-настоящему запомнят.

Благодаря чему одно место проведения может иметь преимущество перед другим?

Вы с большей вероятностью забронируете то место, с которым у вас со временем сложились хорошие отношения, сотрудники которого стали вашими партнерами или даже друзьями. Представители площадок также понимают, что для организатора мероприятия гораздо проще, когда на месте уже имеется все необходимое оборудование, не нужно монтировать дополнительные аудиовизуальные системы и договариваться о дополнительной стоимости.

Как технологическое оснащение влияет на впечатления участников от мероприятия?

Интерактивные технологии могут быть очень увлекательными. Но порой люди используют их вместо непосредственного контакта друг с другом. Недавно мы провели опрос 1000 участников из Великобритании, США и Германии, который показал, что представителям молодого поколения гораздо сложнее налаживать контакты в социальной обстановке, чем представителям других возрастных групп. Думаю, это происходит потому, что они привыкли общаться посредством приложений и социальных сетей, нежели лицом к лицу.

В то же время представители старших поколений, как правило, более охотно пробуют новые технологии на мероприятиях. Один из наших заказчиков заметил 97%-ый уровень загрузок и взаимодействия с другими участниками посредством нашего приложения на мероприятии, где аудиторию составляли представители высшего руководства, такие как генеральные директора.

Мы стараемся создать как можно больше опросов и взаимодействий посредством социальных сетей, поскольку очень важно, чтобы участникам было интересно. Никто не хочет часами слушать доклады.

Как лучше всего измерить ROI?

Все ожидают, что мероприятие окупит инвестиции, но для его успеха важно иметь соответствующие технологии и команду. Недостаточно просто проводить мероприятие из года в год, каждый раз одинаково. Необходимо оценить ваши цели с точки зрения стратегии бизнеса и то, как они вписываются в ваш план мероприятий на год.

Данные об участниках имеют решающее значение. Например, мы сравниваем число регистраций и тех, кто действительно пришел на мероприятие. Если разница небольшая, это хороший признак того, что мероприятие прошло успешно. Мы также анализируем процент участников, которые принимали активное участие в конференции — будь то загрузка приложения или общение с делегатами. Например, на мероприятии Cvent CONNECT Europe у всех наших сотрудников имеются сканеры, позволяющие нам отслеживать то, какие сессии участники посетили и какие стенды посмотрели.

Мы также проводим опрос после мероприятия, чтобы получить обратную связь и узнать, остались ли участники довольны. Также у нас есть возможность отслеживания того, какие новые возможности для бизнеса появились после общения с нами людей на мероприятии.

Какие факторы могут негативно повлиять на успех мероприятия?

Масштаб и бюджет. Вы начинаете с намерением сегментировать аудиторию и создать целевой контент. По мере приближения мероприятия приходится решать более мелкие задачи, и эта задача может отойти на второй план. Но, если бы в команде было вдвое больше сотрудников, это стало бы возможным.

Организаторы также могут зацикливаться на том, сколько участников они хотели бы видеть на мероприятии. Однако если эти участники не являются лицами, принимающими решения в компании, или не проявляют активности на самом мероприятии, возможно, они не те, кто действительно должен там находиться.

Региональная экспертиза, глобальное мышление

Обращайтесь за информацией и запросами к нашим специалистам.

Свяжитесь с нами