Hur man lyckas med evenemangsplaneringen

Evenemangsarrangörer möter avskräckande utmaningar: högre konkurrens om deltagare, minutiös kostnadsgranskning och högre förväntningar på minnesvärda upplevelser.


Nya fakta från Radisson Hotel Group avslöjar hur en grupp av evenemangsarrangörer blomstrar i denna nya miljö – och levererar i genomsnitt över 25% avkastning per år på sina evenemangsprogram.

De som rapporterar avkastning över 25% är mer benägna att:

• Vara flexibla och ”lättrörliga”inför evenemangen
• Ge deltagarna en personlig upplevelse under evenemangen
• Vårda relationen efter evenemanget

I undersökningen sammanställdes hur 607 evenemangsarrangörer (företag, byråer och organisationer) i 12 länder i Europa, Mellanöstern och Afrika ser på saken. Två av tre kom från organisationer med mellan 250 och 999 anställda och en av tre från organisationer med mer än 1 000 anställda.

Det som driver omsättning

Dagens evenemangsarrangörer ser det som sin viktigaste utmaning att sticka ut från mängden. De anser att det finns några viktiga faktorer efter vilka evenemangen huvudsakligen bedöms: talarnas kvalitet, hur avancerad teknik som finns på platsen (evenemangsappar och interaktion mellan åhörarna) och själva anläggningens lämplighet.

De mest högpresterande evenemangsarrangörerna är betydligt mer benägna att uppge att djup, kvalitet och variation av innehållet är en av deltagarnas viktigaste prioriteringar (43% jämfört med 23% för de med avkastning under 25%).

De konstaterar också att evenemang där deltagarna får lära sig något nytt om sin bransch blir fullbokade. ”Om vi skulle be deltagarna om att göra ett besök under en eller två dagar, så vet vi att de förväntar sig att få lära sig något nytt om sin sektor”, säger Judy Elvey, Director of Marketing på Cvent.

Evenemangsarrangörerna måste hitta ett sätt att leverera något som bidrar till deltagarnas personliga utbyte, som tillför något till deras kunskap och stärker deras professionella och personliga nätverk.

Att hitta nya sätt att föra samman deltagarna är grundläggande. De med högst avkastning uppger i betydligt högre grad att de väljer lokaler som erbjuder utrymmen för privat nätverkande och som inkluderar möjligheter till privata möten på evenemangens agenda (86% mot 74%).

Deltagarna vill inte bara bli talade till, de vill känna att de bidrar till att forma en diskussion. Mer än var fjärde arrangör uppger att mer interaktion i realtid kommer att fortsätta vara en viktig prioritering för deltagarna i framtiden.

Under de kommande tolv månaderna har tre av fyra arrangörer för avsikt att inkludera teknikdrivna upplevelser, t.ex. augmented reality, i evenemangen de arrangerar. Arrangörerna förutspår att deltagarna även vill se tekniker som virtual reality utnyttjas på kreativa sätt.

Inkludera hållbarhet

Deltagare på ett evenemang vill inte lämna sina personliga värderingar hemma. Evenemangsarrangörerna vill att deras samarbetsparter skall återspegla deras egna och deras klienters hållbarhets- och utvecklingsambitioner, både under evenemanget och under hela upphandlingsprocessen.

Åtta av tio arrangörer uppgav att följande faktorer var viktiga eller mycket viktiga för val av lokaler:

• uppmuntrar och främjar mångfald
• hållbara arbetssätt och material
• har en integrationspolicy

De med högst avkastning uppger i högre grad att de håller med om att förväntningarna är högre på att evenemangen återspeglar hänsyn till hållbarhet, mångfald och inkludering (32% mot 16%).

En era av flexibel planering

Undersökningen visar också att planeringscykeln för arrangemang blir kortare och ledande arrangörer förbereder sig för en automatiserad framtid. De med högst avkastning uppger i högre grad att de bestämt håller med om att planeringsprocessen för evenemang kommer att bli mycket mer automatiserad under de kommande tre till fem åren (36% mot 20%). Som en följd av det är de även mer benägna att ta till sig flexibla tekniker och arbetssätt som ersätter traditionell planering av evenemang (23% mot 16%).

En händelse för livet

Mot denna bakgrund måste arrangörerna arbeta hårdare för att säkra evenemangsbudgetar. Nästan en av tre av de svarande uppger att högre chefers ökade förväntningar på avkastning är ett av de viktigaste kraven de ställs inför i sin roll idag. Sju av tio uppger att analys och detaljerad rapportering nu är en kritisk faktor i deras jobb.

De med störst avkastning är mer benägna att få höga utfall på praktiska mätetal, exempelvis antal personliga möten i samband med evenemanget (46% mot 30%) och antal nya kontakter (55% mot 42%).

Studien visade vilka faktorer som är viktigast för framgångsrika evenemang:

• Studier av tidigare framgångsrika evenemang
• Möjlighet att visa affärsmöjligheter
• Visa positiv påverkan på varumärket

Ökad försäljning och lönsamhet, samt nya affärsuppslag är de två viktigaste avgörande faktorerna för lyckade evenemang och det säkraste sättet att expandera.

Dessa två faktorer är anledningen till att arrangörerna inriktar sig på att hålla en levande kommunikation med deltagarna. Enligt undersökningen var de med högst avkastning betydligt mer benägna att engagera sig i kommunikationsaktiviteter efter evenemangen.

Erfarenheter från arrangörerna med högst avkastning

De mest högpresterande evenemangsarrangörerna lyssnar noggrannare än någonsin tidigare på vad deltagarna önskar. Det finns starka krav på nya idéer som ersätter upprepade, traditionella format. Det finns en önskan om att bli mer involverad, både i själva evenemangen, och i val av och interaktion med de bästa talarna, men även med varandra. För detta krävs rätt miljö, ett format som gör det möjligt för affärsutvecklingsgrupper att komma i kontakt med beslutsfattare och tillgång till teknik som förmedlar och ger liv åt nya trender och koncept.

Det är sant att evenemangsarrangörer aldrig tidigare har ställts inför så många krav som idag. För den som lyckas med detta finns det dock stora möjligheter att se fram emot.

Om du vill ta en närmare titt på resultatet av undersökningen kan du ladda ned rapporten här.

Lokal expertis, globalt tankesätt

Hör av dig till oss för mer av insikter och trender, eller för att få veta hur vi kan hjälpa till.

Kontakta oss