Evenemangens framtid:
Evenemangsplanering som lyckas

Judy Elvey, Director of Marketing hos Cvent, berättar hur de bästa evenemangen kombinerar yrkesinsikter, personlighet och överraskningsmoment


Vilka krafter formar evenemangsbranschen?

Innehållet betyder allt. Det har format sätten vi driver evenemang på. Vi vet att om vi förväntar oss att deltagare besöker evenemanget under två eller tre dagar så förväntar de sig att få ny kunskap om sin bransch. Inte bara om utställarnas produkter och tjänster. Vi vill sälja evenemang med insiktsfullt och originellt ledarskapsinnehåll. Om innehållet inte är bra är det svårt att attrahera deltagare.

Upplevelseekonomin har en stor påverkan även på B2B-världen. Folk förväntar sig att ett evenemang ska spegla de upplevelser de har som kunder. Jag har en app som meddelar när nästa buss eller tåg kommer. Så när jag är på ett evenemang förväntar jag mig att appen ska meddela när nästa session är.

Tar man båda trenderna i beaktande måste man se till att det vi erbjuder är pedagogiskt och informativt. Samtidigt ska det vara en spännande och kul upplevelse som deltagarna vill dela på sociala medier eller med sina kollegor.

Vilka typer av upplevelser får bäst gensvar från publiken?

Allt där folk får en praktisk upplevelse och får interagera med andra deltagare är populärt. Vi gillar till exempel att blanda direkta frågor med frågor som ställs genom en app, för att hålla publiken engagerad. Vissa vill helt enkelt inte resa sig upp i en folkmassa och ställa en fråga, medan andra är helt bekväma med det. Att bjuda in till spel och tävlingar är också ett sätt att hålla dem engagerade. Detta hjälper i synnerhet under evenemang för nätverkande, då det uppmuntrar till interaktion mellan fyra ögon.

Vi gör något som vi kallar för ”The Planner Personality”. Det är en frågelek där folk kan få reda på vilken typ av evenemangsarrangör de är. När de gått igenom den får de en mocktail eller cocktail. Det är inte bara en rolig och engagerande upplevelse, utan ger även teamet möjlighet att starta samtal med deltagare.

Jag var nyligen på MPIs EMEC i Haag. Det var ett ganska litet evenemang, ungefär 350 personer, men med fantastiskt innehåll. De skapade olika inlärningsresor där folk fick lämna platsen, vilket är ovanligt. De använde scenen på olika sätt för presentationerna. Det är när något oväntat händer som deltagarna verkligen kommer ihåg evenemanget.

Vad kan ge en mötesplats en fördel jämfört med en annan?

Det är troligare att du bokar en mötesplats där du har byggt upp en god relation under en längre tid, och där de blivit affärspartners eller till och med vänner. De som driver mötesplatser vet också att det är enklare för en evenemangsarrangör att boka en mötesplats där tekniken redan finns, jämfört med att extra AV behöver tas med och vara en extra kostnad.

Hur kan tekniken stärka evenemangsupplevelser?

Interaktiv teknik kan vara väldigt engagerande. Men ibland använder folk den för att slippa att tala med varandra. Vi gjorde nyligen en undersökning med 1 000 personer från Storbritannien, USA och Tyskland och upptäckte att generation Y tyckte att det var mycket svårare att nätverka än andra åldersgrupper. Jag tror att det beror på att de är vana vid att skapa kontakt via en app eller sociala medier snarare än personliga möten.

Samtidigt tenderar äldre generationer att vara mer villiga att prova ny teknik på evenemang. En av våra kunder mätte en 97 procentig nivå av appnedladdningar och nätverkande på ett evenemang där publiken till stor del bestod av seniora personer såsom VD:ar.

Vi försöker att interagera så mycket som möjligt med publiken genom röstningar och sociala medier för att hålla intresset uppe. Ingen vill bli talad till i timmar.

Vilka är de bästa sätten att mäta avkastning på?

Alla behöver avkastning från ett evenemang, men det kräver också att tekniken och personalen finns på plats så att du kan leverera. Det handlar inte bara om att arrangera evenemanget på samma sätt år efter år. Istället måste man se strategiskt på målen och fundera på hur de passar in i årets evenemangskalender.

Information om publiken är viktigt. Till exempel jämför vi antalet personer som registrerat sig med de som faktiskt har dykt upp. Om skillnaden är liten är det ett bra tecken på ett lyckat evenemang. Sen tittar vi också på antalet deltagare som aktivt engagerat sig under evenemange genom att t.ex. laddat ner appen eller talat med andra personer. På Cvent CONNECT Europe till exempel har alla våra representanter skannrar. På så sätt kan vi spåra deltagarna under evenemanget och få reda på vilka sessioner de deltagit i och vilka specifika produkter de har sett.

Vi genomför också en undersökning efter evenemanget för att få feedback om huruvida evenemanget har levt upp till folks förväntningar. Vi har även sätt att mäta vilka affärer som har uppkommit av att folk sett oss på evenemang.

Vilka faktorer kan begränsa ett evenemangs framgång?

Bandbredd och budget. Börja med ambitionen att du ska segmentera publiken och rikta innehållet därefter. I takt med att evenemanget närmar sig tar man itu med smådetaljer som kan vara bra att ha med. Men om teamet var dubbelt så stort skulle det gå att lösa.

Arrangörer kan också hänga upp sig på siffror, att ett visst antal besökare borde komma till evenemanget. Men om de som besöker evenemanget inte tar affärsbeslut eller nätverkar effektivt spelar antalet ingen roll.

Local expertise, global mindset

For more insight and reserach and to find out how we can help, please get in touch.

Contact us